校園一卡通對高校財務信息化管理的影響

文章出處：http://compasssalessolutions.com 作者：劉付婷   人氣： 發(fā)表時間：2011年11月23日

　　近年來，國內(nèi)許多高校在數(shù)字化校園建設方面做了各種有益嘗試，其中以“校園一卡通”尤為普遍。“校園一卡通”是“數(shù)字化校園”建設的切入點，是校園數(shù)字化的重要手段與介質(zhì)之一，是促進高校財務管理信息化建設，提高財務管理水平和管理效益的重要舉措。隨著“一卡通”系統(tǒng)在高校管理中優(yōu)越性的顯現(xiàn)，國內(nèi)許多高校都紛紛投資建設。深圳大學與銀行聯(lián)手，也研制開發(fā)了“校園一卡通”。在校園投入使用不到一年時間，通過連接部門間的各個終端，將個人與部門、部門與部門間的現(xiàn)金往來轉變?yōu)榉乾F(xiàn)金往來，既節(jié)省了收支成本，又實現(xiàn)了安全高效的資金劃撥，而且對資金安全往來、統(tǒng)計、對賬、信息共享都具有人工操作無法比擬的優(yōu)越性。作者結合深圳大學校園一卡通在數(shù)字化校園建設中的應用現(xiàn)狀，分析“一卡通”對高校財務管理信息化產(chǎn)生的深刻影響，提出目前尚需要注意解決的問題及其對策。

　　一、校園一卡通系統(tǒng)的應用

　　校園一卡通信息管理系統(tǒng)是針對學校的綜合管理而設計開發(fā)的。該系統(tǒng)綜合先進的IC卡技術及網(wǎng)絡通訊技術，不但滿足了學校不同管理層次的需要，而且解決了各種規(guī)格管理卡的兼容問題。一卡通在校園網(wǎng)中起著通行橋梁的作用，通過它與學校其他管理系統(tǒng)模塊的信息連接，將整個校園連成一個數(shù)據(jù)網(wǎng)，使校園各方面的管理，尤其是財務管理實現(xiàn)高度信息化。“校園一卡通”系統(tǒng)有效地將銀行卡金融功能與電子錢包、身份識別等多種綜合應用功能集于校園卡一身，只要使用校園卡就可實現(xiàn)就餐、購物、上機、體育、娛樂、醫(yī)療和圖書借閱、教務管理、人事管理、自助繳費等，真正體現(xiàn)“一卡在手，走遍校園”。

　　二、校園一卡通系統(tǒng)的主要功能

　　1.消費支付功能。銀行—校園卡，以卡代幣，通過校園卡內(nèi)的電子錢包，持卡人可以在校園內(nèi)任意一個與系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)的消費網(wǎng)點以卡結算，實現(xiàn)數(shù)字化、電子化貨幣結算。
　　2.身份識別功能。校園卡表面印有持卡人身份標識，如學號或職工號、姓名、照片以及所屬單位等，且針對教職工、臨時工和學生等不同身份印制各種不同底色的卡片，實現(xiàn)視覺身份識別。校園卡的IC芯片和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中存有持卡人的身份信息，實現(xiàn)校園內(nèi)的電子身份識別，取代了各種證件。
　　3.與其他系統(tǒng)的掛接與捆綁功能。高校管理信息化建設中的各個系統(tǒng)，如教務管理系統(tǒng)、學生學籍管理系統(tǒng)和圖書管理系統(tǒng)等，都可以通過平臺預留的擴展接口與校園一卡通系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)信息資源共享，提高管理效率。
　　4.銀行卡、校園卡有機結合。銀行卡與校園卡有機結合，互通轉賬，使校內(nèi)財務管理實現(xiàn)信息化。持卡人可通過圈存機從銀行卡中將所需金額轉入校園卡內(nèi)，實現(xiàn)自助轉賬，也可由學生同銀行和卡務中心簽訂協(xié)議，當校園卡上的余額低于一定金額時，由銀行卡中自動將款項劃到校園卡中，實現(xiàn)約定轉賬。系統(tǒng)支持對計劃經(jīng)費、科研經(jīng)費的管理，還可利用卡收取學生學雜費等。通過建立校內(nèi)結算中心，可以使各部門的往來結算實現(xiàn)統(tǒng)一管理。

　　三、校園一卡通對高校財務管理信息化的積極作用

　　學校的財務管理涉及全校日常活動的各個環(huán)節(jié)，與廣大教職員工和學生的切身利益息息相關，校園一卡通的推廣與使用極大地方便了教職員工和學生的學習與生活，減少了他們攜帶各種證件和現(xiàn)金的不便，同時大大推動了高校財務管理信息化進程。

　　校園一卡通對高校財務管理信息化的積極作用主要體現(xiàn)在：

　　1.加快學校財務管理信息化建設，提升了學校財務管理水平。高校財務管理信息化是建設“數(shù)字化校園”的必要環(huán)節(jié)，其程度的高低是衡量高校財務管理水平的重要指標。以往由于高校規(guī)模大，機構復雜，統(tǒng)計數(shù)據(jù)來源渠道多，各部門統(tǒng)計口徑不一，又無統(tǒng)一的信息編碼標準，且考慮到財務信息的安全性和機密性等原因，使財務信息不能與學校其他相關部門共享交換。而校園一卡通系統(tǒng)是按照教育部《教育管理信息化標準(第一部分)：學校管理信息標準》設計實施的，不僅規(guī)范信息來源的格式，提高信息錄入質(zhì)量，而且強大的身份認證系統(tǒng)又為財務數(shù)據(jù)的安全提供了有力保障，使財務信息的相互共享交換成為可能，提高了學校信息資源的利用率和整合度，加快了學校財務管理信息化建設，提升了學校財務管理水平。
　　2.加強高校收費管理，規(guī)范高校經(jīng)濟秩序。由于傳統(tǒng)的財務管理模式缺乏支持財務統(tǒng)管的技術手段，致使高校在預算外資金的管理不同程度地存在收款不上交、坐收坐支、私自挪用和私設“小金庫”等現(xiàn)象，長期困擾著高校的財務管理。校園一卡通系統(tǒng)的應用，使這一難題迎刃而解，校內(nèi)的有償服務不再收取現(xiàn)金，而是通過校園卡的電子支付功能，將各種收費從校園卡的電子錢包中通過“一卡通”系統(tǒng)直接劃轉到相應的財務賬戶中，大大減少了校園的現(xiàn)金流量，使經(jīng)辦人員挪用公款無機可乘，杜絕了收入不上交，賬外循環(huán)的“小金庫”現(xiàn)象，保證了創(chuàng)收經(jīng)費的及時足額上繳，實現(xiàn)學校財務統(tǒng)管。另外，各服務機構的收費行為完全透明的置于信息化系統(tǒng)中，有利于學校對其創(chuàng)收經(jīng)費項目和收費標準進行監(jiān)督，對不合法、不合理、未經(jīng)有關政府部門或業(yè)務部門批準的收費現(xiàn)象及時制止或糾正，加強收費管理，規(guī)范高校經(jīng)濟秩序，促進黨風廉政建設。
　　3.方便快捷的組織學校收入，創(chuàng)造網(wǎng)絡化財務營運。“一卡通”可以使校園內(nèi)種類繁雜的收費項目通過校園卡完成，如學生學費繳交，財務處通過“一卡通”系統(tǒng)將學生繳費信息傳送到網(wǎng)上，由銀行代扣代繳，每天根據(jù)銀行扣款情況進行結算；持卡人到校醫(yī)院看病，可用校園卡交納掛號費、醫(yī)藥費，學生到教材中心購買教材、到教務處交重修費、到圖書館檢索復印資料、參加計算機考試交納報名費等，均可通過校園卡在自助機上實現(xiàn)交費過程，無須使用現(xiàn)金，財務部門根據(jù)自助機上確認的交款金額作相應的收入核算處理，方便快捷的統(tǒng)管學校收入，創(chuàng)造網(wǎng)絡化財務營運模式。
　　4.改進財務管理方式，提高財務工作效率。校園一卡通平臺借助強大的計算機網(wǎng)絡技術，把繁雜的財務數(shù)據(jù)交由計算機處理，使財務管理實現(xiàn)了從事后到實時的轉變。如現(xiàn)行的學生學雜費收繳雖然實行計算機管理，但是由于沒有和銀行聯(lián)網(wǎng)，導致學生繳費信息嚴重滯后，而且頻繁地通過移動介質(zhì)傳遞財務數(shù)據(jù)，安全性不高，容易出錯，不利于學生收費管理，而借助校園卡平臺，可以很好地解決這些問題，極大地簡化了繳費流程，只要財務處向銀行發(fā)送收費信息和指令，通過認證后，銀行可以立即從銀行卡賬戶中代扣，并且實時將學生的繳費、欠費信息反饋給財務處，實現(xiàn)了學生繳費的實時管理，使高校財務人員從繁鎖的學費收繳工作中解脫出來，既節(jié)省人力資源，又提高收費效率。校園卡中電子錢包功能使用便捷，可輕松交納各種小額零星費用，消費時只要將卡在消費機上輕輕劃過，就完成了費用劃扣，通過消費機和網(wǎng)絡，就能夠完成交易金額的匯總，而且不收現(xiàn)金免去了找贖麻煩，省去了現(xiàn)金管理、現(xiàn)金結賬、上繳結算等環(huán)節(jié)，使收費部門工作強度大大減少，部門設置及人員配備也適當減少，大幅提高工作效率。
　　5.緩解了學生惡意拖欠學雜費問題，及時收回資金。大學生欠費是目前高校財務管理面臨的嚴重問題。隨著近年高校擴大招生，在校生數(shù)以萬計，難免有部分學生鉆空子，惡意欠費。通過校園卡網(wǎng)絡信息功能，可以隨時隨地掌握學生的消費情況，大致分析出學生的生活水平，從而區(qū)分貧困生與惡意欠費生，并根據(jù)貧困生的具體情況分別給予不同程度的資助。通過網(wǎng)絡，還可實現(xiàn)與部門的信息互動，了解學生個人信用檔案，為貧困生辦理貸款提供審批依據(jù)。針對惡意欠費學生，控制校園卡的使用，使其不交費就無法進行學籍注冊、成績登錄、圖書借閱和上機等活動，通過“被動方式”提高學生主動性，確保學校能夠及時收回資金。
　　6.加大對后勤的財務監(jiān)管力度。校園一卡通的應用，校內(nèi)大部分資金的往來業(yè)務包括二級單位部門的有償服務資金收入和資金的劃撥，都通過一卡通運作。后勤服務的一大塊資金納入到學校財務處統(tǒng)一管理，使財務處清楚的了解到后勤各班組的經(jīng)營情況。特別是后勤社會化改革后，由于引進了市場競爭機制，某些經(jīng)營服務工作由社會上的經(jīng)營實體來承擔和管理，通過資金往來可以了解這些實體的經(jīng)營情況，對收取經(jīng)營實體資產(chǎn)占用費及國有資產(chǎn)保值、增值起到了保障作用。
　　7.財務管理方式變化，增強了學校對資金的調(diào)控能力。校園一卡通改變了校園消費的現(xiàn)有模式，將所有在校提供的有償服務機構的賬戶資金集中起來，另外，銀行卡中的款項圈存到校園卡中，不管個人是否消費，其資金已從個人賬戶劃轉到學校賬戶中，這些資金沉淀有利于學校周轉使用，減少籌資成本，從整體上增強了學校對資金的調(diào)控能力。
　　8.系統(tǒng)建設與銀行合作，獲得雙贏。校園一卡通適用范圍在校園，其功能發(fā)揮依賴于銀行賬戶和銀行轉賬服務，其實質(zhì)是銀行卡服務功能在校園的延伸。一卡通系統(tǒng)由銀行直接提供給高校，不僅可從中獲得批量客戶資源，銀行卡發(fā)卡量和存款規(guī)模都會大幅增長，且與師生相關的金融服務也可隨時辦理，給銀行帶來可觀經(jīng)濟效益，故高校數(shù)字化建設與銀行合作，既可爭取銀行提供免費軟件，節(jié)省高校投資，又可加強與銀行的密切聯(lián)系，在學校建設資金緊缺時得到支持，相對高校，銀行在信息化建設方面積累了一定的經(jīng)驗，校園一卡通建設與銀行合作，有益于規(guī)范高校財務管理。當銀行在理財方面有相應的金融產(chǎn)品時，可幫助學校合理規(guī)劃現(xiàn)金流，實現(xiàn)資金使用效益最大化。

　　四、完善一卡通在高校財務管理中的對策

　　校園一卡通是目前高校信息化管理，特別是財務管理信息化的先進手段，是未來發(fā)展的方向。然而，在實際應用中也存在一些問題，影響了其功能的擴展和管理效率的充分發(fā)揮，應給予重視并逐步完善。

　　1.財務管理信息與高校其他部門數(shù)字信息的格式匹配。目前，高校財務軟件功能基本上是核算，完全局限在常規(guī)的賬務處理和會計報表上，對于會計電算化數(shù)據(jù)，財務人員本身或財務部門內(nèi)部終端能夠?qū)崿F(xiàn)共享，但財務部門外部的有關人員，由于財務軟件與其他部門的信息系統(tǒng)沒有公共的接口，數(shù)據(jù)結構不一致，工作起來各自為政，導致學校內(nèi)部各種資源分散，無法統(tǒng)一管理。使電算化網(wǎng)絡的最大優(yōu)點共享性不能有效發(fā)揮，影響了其他部門利用會計資料進行相關決策。
　　校園一卡通系統(tǒng)需要對原財務信息數(shù)據(jù)格式進行修改，一方面是滿足一卡通系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換的的需要，另一方面，方便與學校其他部門管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換。校園一卡通系統(tǒng)的建設不僅需要領導重視與支持，要做好需求調(diào)研分析，將各部門的管理需求和特點搞清楚，使軟件的開發(fā)設計更具有針對性和實用性，且要做好系統(tǒng)建設的組織協(xié)調(diào)，財務、后勤、圖書管理等部門要密切配合。
　　2.一卡通系統(tǒng)的功能擴展。目前，“校園一卡通”在許多學校的應用僅停留在教職工和學生就餐、上機、圖書借閱、醫(yī)療、體育、娛樂、選課、學籍注冊等方面，其他擴展功能尚未得到開發(fā)，如領取物資、考勤、郵局、門禁、乘車等，另外，要加快財務管理信息化進程，應進一步擴展遠程教學科研等經(jīng)費實時結算、教職工津貼及補貼、學生獎助學金直接劃轉，以及實現(xiàn)財務成本控制，如控制學生宿舍水電節(jié)能管理和辦公成本等。只有擴展其功能，通過頻繁的規(guī)?；褂茫到y(tǒng)的優(yōu)越性才能真正體現(xiàn)，才能帶動學校財務管理信息化管理水平的提高。
　　3.一卡通系統(tǒng)的運行穩(wěn)定與網(wǎng)絡安全。校園一卡通每日消費流水號數(shù)以萬計，雖然現(xiàn)在網(wǎng)絡技術比較成熟，但在校園一卡通的建設過程中，由于設計、財力、系統(tǒng)管理等因素影響，大規(guī)模的系統(tǒng)、分布式應用和廣泛的網(wǎng)絡接點，對校園一卡通系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性提出嚴峻挑戰(zhàn)，如計算機病毒的防治，黑客攻擊，用戶越權操作，以及服務器網(wǎng)絡通信線路的配置，軟硬件故障排除，加之財務人員因自身的專業(yè)局限性，對網(wǎng)絡和系統(tǒng)的知識層次還不能完全勝任系統(tǒng)維護和管理需要，故在網(wǎng)絡系統(tǒng)發(fā)生故障時，要保證有專業(yè)維護人員及時處理，確保一卡通系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。
　　4.一卡通系統(tǒng)管理的財務安全控制。使用一卡通加強財務管理時，要對傳統(tǒng)的財務內(nèi)部控制做相應補充，權限設置要合理。在一卡通系統(tǒng)管理人員選擇上，要派思想素質(zhì)好和責任心強、工作細致認真的員工，對校園卡數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理人員分工要明確，與安全管理有關的崗位，用人要積極穩(wěn)妥，要實行定期輪換制，加強定期輪流培訓，使安全管理責任落到實處。同時財務部門要制定相應的校園卡管理制度，如《校園卡管理水電費制度》、《校園卡收費管理制度》和《校園卡管理經(jīng)費結算制度》等。
　　5.圈存資金的管理使用。圈存資金就是一卡通持卡人通過指定的圈存方式，將現(xiàn)金和存款轉移并歸集到一卡通結算賬戶內(nèi)，用于進行一卡通消費與結算的資金。本系統(tǒng)采用的是先充值后消費的形式，因此形成一筆數(shù)目龐大的校園卡圈存資金。校園卡的圈存資金主要源自高校教職工和學生，因此，有必要成立一個由高校選派代表組成的資金管理小組，定期對圈存資金的來源情況，使用情況進行檢查；對大筆資金的使用進行討論審批，并進行使用情況跟蹤、調(diào)查。銀行應配合學校監(jiān)管圈存資金的使用，圈存資金的開戶銀行應協(xié)助高校監(jiān)管資金的劃撥和支出，資金需?？顚Ｓ茫Y金管理小組工作時應向開戶銀行出具校方委托函，明確賬戶內(nèi)的資金劃出審批權限，限額和對方賬戶名單。另外，應定期聘請會計師事務所對圈存資金的使用和結算情況進行專項審計，對經(jīng)營財務情況進行審計，并出具審計報告。

　　校園一卡通對理順高校財務關系，強化財務管理，實現(xiàn)高校財務管理信息化所提供的支持是不言而喻的。校園一卡通規(guī)范化的管理，優(yōu)質(zhì)化的服務，推進高校財務管理系統(tǒng)逐步完善，從而使高校財務管理水平跨上新臺階。